Comment préparer la liste des invités à un mariage ?

La préparation de la liste des invités est l’une des grandes bases de l’organisation d’un mariage. Représentant plus qu’un détail, cette liste doit être préparée avec soin et selon un nombre incalculable de paramètres. Avant de vous lancer dans sa rédaction, vous devez donc rester attentif afin de ne pas rajouter ceux qui n’ont pas leurs places à votre mariage. Au même moment, vous ne devez pas non plus oublier les personnes dont la présence est nécessaire. On s’y met, alors comment préparer la liste des invités à un mariage.

Définir le budget du mariage

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Vous vous demandez ce que le budget du mariage à avoir avec la liste des invités ? Vous ne tarderez pas à le savoir. Sans prendre appui sur le budget, la liste des invités promet d’être un saut dans le vide. Pour votre mariage, vous êtes seul à savoir combien vous voulez décaisser. C’est donc selon ce montant que vous devez commencer votre liste. Mesdames, votre robe de soirée longue  n’est bien sûr pas à inclure dans ce budget. La robe soirée de vos demoiselles d’honneur non plus, c’est un budget bien à part.

Si par exemple, vous avez un budget de 7000 €, selon ce que vous avez prévu au menu, cette somme devrait suffire pour un certain nombre de personnes. Ça, vous ne le savez que parce que votre budget, vous l’aviez établi.

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Par contre, si vous n’avez pas établi un budget et que votre liste des invités compte environ 300 personnes, le problème commence à se dessiner. Dans ce cas, vous devrez soit établir un budget proportionnel au nombre d’invités, soit vous devrez reprendre la liste. Si vous êtes limité dans vos dépenses, vous devrez forcément reprendre la liste et supprimer certaines personnes. Autant alors commencer sur de bonnes bases en établissant au préalable votre budget. Tout en serait plus simple.

Prévoir une marge

Venir seul à un mariage n’est pas vraiment évident, alors vous devez mettre en prévision la présence de certains conjoints.

Choisir les invités

Ce choix est très difficile à faire, alors pensez-y bien. Il vous amènera à laisser certaines personnes de côté, ce qui pourrait vous faire culpabiliser.

• La famille

Pour le mariage, c’est la famille qui passe en premier. Vous devez d’abord décider quels membres de la famille vous voulez inviter. Est-ce que vous voulez inviter l’oncle Jacques ? Cet oncle éloigné que vous n’avez jamais vu, mais dont vous avez toujours entendu parler? A vous de voir, n’oubliez quand même pas de tenir compte de votre budget.

• Les amis

Ah ! Les amis, ces personnes sans lesquelles votre vie ne serait pas la même. Néanmoins, vous ne pouvez pas inviter tous vos amis, il faudra jouer au dur pour supprimer les noms de quelques amis qui ne vous sont pas aussi intimes que ça.

• Les collègues

Sachez que vous ne pouvez pas convier à votre mariage, l’ensemble de vos collègues. Vous avez beau avoir des relations amicales avec eux tous, mais vous n’êtes pas très proches. Parmi vos collègues, vous en compterez à peine trois (03) ou cinq (05) avec lesquels vous vous entendez vraiment. Si ces trois font acte de présence, c’est largement assez.

Gérer les invitations pour les familles recomposées

Les familles recomposées sont de plus en plus courantes aujourd’hui, ce qui crée des situations délicates lorsqu’il s’agit d’inviter les membres à un mariage. Voici quelques conseils pour gérer cette situation complexe.

• Communiquez avec votre ex-conjoint :
Si vous avez des enfants ensemble et que vous êtes divorcés, il faut communiquer avec votre ex-conjoint avant d’établir la liste des invités. Vous devez discuter du nombre de personnes à inviter et décider si vos nouveaux partenaires seront aussi invités. Il peut être difficile de trouver un terrain d’entente, mais essayez d’être compréhensif et respectueux.

• Faites appel à leur bon sens :
Afin de faciliter l’organisation du mariage, prévenez les parties concernées bien avant le jour J qu’il y aura une séparation physique des deux familles sur place ; elles ne devront donc pas se mélanger ou s’asseoir côte-à-côte pendant la cérémonie ou au moment du repas.

• Mettez tout le monde dans la même salle :
Selon vos relations personnelles avec votre ancien partenaire amoureux(se), vous pouvez envisager une table commune regroupant tous les parents (y compris les beaux-parents) ainsi que leurs conjoints respectifs ; cela permettra aux enfants présents (s’il y en a) de passer facilement d’une famille à l’autre sans avoir besoin de faire plusieurs voyages.

• Choisissez avec soin vos mots :
N’utilisez pas le terme ‘ma famille’ pour désigner uniquement votre nouvelle famille, car cela pourrait blesser les membres de votre ancienne famille. Essayez plutôt d’utiliser des termes neutres comme ‘nos invités’.

• Invitez tout le monde :
Si vous avez une bonne relation avec tous les membres de votre ex-famille et que vous êtes prêts à accueillir tout le monde, alors c’est la meilleure solution. Cela peut sembler difficile au début, mais cela évitera des tensions et des conflits à l’avenir.

Comment gérer les invités qui ne répondent pas ?

Il est courant pour les futurs mariés de ne pas recevoir de réponse ou une réponse tardive des invités à leur mariage. Cela peut être un véritable casse-tête pour l’organisation du grand jour. Comment gérer ces invités qui ne répondent pas ? Voici quelques astuces.

• Soyez proactif :
Envoyez les invitations suffisamment tôt et ajoutez une date limite de réponse clairement indiquée sur celle-ci. Si vous n’avez toujours pas reçu de réponse après cette date, contactez directement les personnes concernées par téléphone ou par e-mail.

• Relancez vos convives :
Une semaine avant la date limite, envoyez un rappel aux personnes qui n’ont pas encore répondues. Vous pouvez aussi relancer par téléphone en précisant que vous avez besoin d’une confirmation rapide afin d’avoir une estimation précise du nombre d’invités.

• Utilisez les réseaux sociaux :
Les réseaux sociaux peuvent être très utiles pour relancer certains invités qui ne répondent pas à votre invitation. Publiez un message sur votre profil Facebook ou Instagram en demandant à vos amis si leur invitation est bien arrivée et s’ils comptent venir au mariage.

• Prévoyez des places supplémentaires:
Même si cela peut sembler coûteux, prévoyez un nombre légèrement supérieur d’invitations dans le cas où certains convives auraient oublié de répondre ou seraient venus avec des accompagnateurs non prévus initialement. Il vaut mieux avoir des places supplémentaires plutôt que de manquer de couverts ou d’assises.

• Fixez une date limite stricte :
Pensez à bien fixer une date limite définitive pour les réponses. Si un invité ne répond pas dans les temps, considérez cela comme un refus et ne cherchez pas à le relancer inutilement. Cela vous évitera du stress et des complications logistiques.

En suivant ces conseils simples, vous pourrez minimiser la frustration liée aux invités qui tardent ou oublient de répondre à votre invitation au mariage.