Comment organiser un événement digital ?

Dans le milieu de l’événementiel, l’organisation de ce que l’on appelle un événement digital est une chose courante. A l’inverse dans le monde de l’entreprise, c’était une pratique peu commune jusqu’à ce que le contexte sanitaire pose de nombreuses contraintes et oblige les entreprises à s’adapter. Organiser de tels événements demande par contre de savoir utiliser les outils technologiques adéquats. Ce sont aussi les stratégies qui sont à repenser afin que les participants apprécient l’événement.

Comment s’y prendre alors pour mettre en place un tel événement ? Voici quelques conseils qui vous guideront si vous souhaitez organiser un événement digital.

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Les avantages de l’événement digital

Tout d’abord, avant de se questionner sur la meilleure organisation à adopter, il convient d’examiner les différentes raisons qui justifient la création d’un événement digital. Les étapes du déconfinement commencent en effet à se concrétiser et avec elles l’idée qu’il suffit de patienter un peu pour organiser de nouveau des rencontres physiques. Pourtant, les événements digitaux ne se distinguent pas seulement par leur fonctionnement à distance.

Ils permettent premièrement de conserver le lien et la communication avec sa communauté et ses collaborateurs. La sphère virtuelle est un outil incontournable lorsque l’on souhaite agrandir son public et toucher plus de personnes. Les questions logistiques liées aux déplacements ne se posent plus, ce qui facilite la participation des personnes curieuses. Pour les partenaires vivant à l’étranger, l’événement virtuel apparait aussi comme une solution idéale.

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Des événements de ce genre permettent également de montrer sa présence et sa capacité d’adaptation. Avoir une communauté par le biais des réseaux sociaux est déjà un signal positif et améliore grandement la visibilité. Un événement virtuel découle de cette stratégie et continue d’assurer la présence d’une entreprise sur le web.

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Les événements digitaux sont en plus une économie d’argent non-négligeable. Le budget pour ce type d’événement est en effet moins important car il ne nécessite pas de louer une salle et toutes les dépenses que cela peut impliquer (rémunération d’un traiteur ou d’un animateur par exemple).

Comment organiser son événement digital ?

Plus les événements virtuels se popularisent, plus ses organisateurs doivent user d’imagination pour offrir aux participants un format original et enthousiasmant.

Afin de choisir le meilleur format, il est conseillé de réfléchir au mode d’enregistrement qui soit le plus adapté. Si le direct a l’avantage de créer une forte interaction avec les participants grâce au sentiment d’urgence que produit le temps réel, un événement enregistré permet en revanche de diffuser un format plus travaillé et mieux réalisé. Son taux d’engagement est également moins fort. Un format hybride permet de profiter de tous les atouts des deux formats. L’événement est en direct et enregistré en même temps pour pouvoir le diffuser dans les meilleures conditions.

On parle d’événement hybride aussi lorsque celui-ci se passe dans un lieu accueillant plusieurs participants. Cela facilite les échanges avec les invités qui ne maîtrisent pas la visioconférence et donne une dimension télévisuelle. Les participants ont ainsi l’impression de visionner une émission. Veillez cependant à garder l’aspect interactif en ne rendant pas les personnes absentes physiquement, passives de l’événement. Elles doivent se sentir aussi concernées que les personnes rassemblées physiquement.

Pour finir, il reste à sélectionner le type de contenu qui sera proposé. Les possibilités sont nombreuses :

• Présentation d’une nouveauté : c’est l’occasion de faire la promotion d’un nouveau produit et d’expliquer tout ce qu’il y a à savoir à son sujet.
• Les backstages : découvrir l’envers d’une entreprise intéresse de plus en plus. Cela permet de se familiariser, de connaitre les lieux dans lesquels elle évolue.
• Les formations : un webinaire ou un atelier correspond particulièrement aux sujets plus difficiles à traiter.
• Entretiens : c’est le format idéal pour les professionnels d’une entreprise de faire part de leur expertise.